Rattaché au groupe SEPAMAT, Formule Longue Durée utilise la politique de protection des données personnelles du groupe.
SEPAMAT s'engage à traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi « Informatique et Libertés »), qui définissent les conditions dans lesquelles des traitements de données à caractère personnel peuvent être mis en œuvre.
Toute information recueillie sur ce site internet et permettant de vous identifier, de manière directe ou indirecte, est considérée comme une donnée à caractère personnel et sera traitée conformément à cette politique.
I. Qui traite vos données personnelles ?
SEPAMAT, dont le siège social est situé 310 route de Vannes – BP 90315 – 44703 ORVAULT cedex 03, agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
SEPAMAT SAS est la société mère d'un groupe développant des activités de location en Courte et Longue Durées (Europcar Atlantique en franchise, Loc Eco, Formule LLD), d'autopartage (marguerite) et des services aux flottes (Formule). AUTO 44 SAS regroupe les activités de location.
II. Pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?
Les données à caractère personnel collectées sur notre site internet sont utilisées pour :
a. Créer votre compte et vous fournir un identifiant.
Ce traitement est nécessaire pour vous identifier ainsi que pour préparer et faciliter vos futures réservations et contrats de location.
b. Gérer votre contrat de location longue durée :
- confirmer et assurer votre location ;
- modifier et annuler votre réservation ;
- échanger avec vous concernant votre contrat (par exemple, pour vous fournir des informations sur votre réservation et votre location, pour vous envoyer des notifications de rappel avant de récupérer ou restituer votre véhicule, pour répondre à vos questions ou suggestions) ;
- gérer votre location (récupération et restitution du véhicule) ;
- gérer vos factures ;
- gérer le recouvrement des sommes dues ;
- gérer les potentielles réclamations ;
- gérer le recouvrement potentiel d'indemnités en cas de dommages causés au véhicule ;
- gérer votre assurance ;
Ce traitement est nécessaire pour permettre la réservation et l'exécution du contrat de location.
c. Le fonctionnement du "tchat" en temps réel pour vous fournir une assistance en ligne préalable.
Ce traitement est fondé sur noter intérêt légitime afin de créer une plus grande proximité et à établir une relation plus directe avec vous (notamment en répondant plus rapidement à vos questions).
d. Mener des activités de prospection commerciale et de marketing, y compris :
- l'envoi d'emails et de notifications par SMS concernant des offres spéciales et des promotions ;
- l'enregistrement de votre historique de location pour vous suggérer des produits ou services préférés lorsque vous recherchez de nouvelles réservations ou locations ;
- l'enregistrement de votre historique de location pour vous envoyer des offres spéciales et vous faire bénéficier d'avantages spéciaux selon le volume et la fréquence de vos achats ;
- l'envoi d'emails relatifs à une réservation que vous n'avez pas complété ou relatant un état de vos demandes de réservations ;
- l'organisation de concours ou de tirages au sort ;
- la gestion et la mise à jour de la base de clients et prospects
Las activités de prospection commerciale, c'est à dire l'envoi de message à caractère commercial visant à promouvoir les produits et services proposés par SEPAMAT, sont soumises à votre consentement exprès.
Si vous êtes déjà un client existant et que le message concerne des produits ou services similaires à ceux que vous avez déjà commandés, le traitement sous-jacent visant à promouvoir ces produits et services ne sera pas fondé sur votre consentement mais sur notre intérêt légitime.
e. La gestion des contraventions, en particulier pour :
- transférer à l'Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions l'identité du conducteur principal mentionné sur le contrat de location ;
- satisfaire aux procédures de recouvrement des amendes auxquelles SEPAMAT est assujettie eu égard aux autorités françaises et étrangères ainsi que la facturation correspondante ;
Ce traitement est fondé sur une obligation légale.
f. La gestion et la mise à jour d'une liste de clients présentant certains risques contractuels, eu égard à :
- des incidents de paiement ayant pour conséquence des procédures judiciaires ;
- des accidents de la circulation ou des dommages répétés causés par un client de SEPAMAT ;
- des accidents ou dommages causés volontairement par un client de SEPAMAT ;
- l'utilisation des véhicules de SEPAMAT en violation des conditions générales de location de véhicules.
Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et vise à réduire l’exposition de SEPAMAT aux risques pendant l’exécution des contrats de location. Si vous apparaissez sur cette liste de clients à risques, votre demande de réservation ou de location sera rejetée. Sous certaines conditions, pour pourrez contester cette décision en contactant rgpd@sepamat.fr
g. La géolocalisation :
La géolocalisation des véhicules de location intervient dans certains cas précis uniquement – la prévention des infractions potentielles, la lutte contre les cas de vol et de fraude, la vérification du nombre de kilomètres parcourus et l’obtention d’un état du véhicule en cas d’urgence. Ce traitement est fondé sur le respect d’une obligation légale et l’exécution du contrat de location.
III. Qui sont les destinataires des données collectées ?
Catégorie de destinataires
Vos données personnelles pourront être communiquées :
a. Aux salariés et représentants autorisés de SEPAMAT ;
b. Aux agences et prestataires, y compris informatiques pour des raisons techniques, qui assistent SEPAMAT pour vous fournir ses produits et services ;
Les principaux prestataires sont :
- 6tm, pour le développement et la maintenance des applications métiers, ainsi que pour la maintenance et le support aux utilisateurs de ces systèmes ;
- Emailstratégie, pour l'automatisation des services de marketing ;
- Sales Force, pour la prospection commerciale entre professionnels ;
- Oceanet Technology, pour l'hébergement des données et des applications métiers ;
- iAdvize, pour le "tchat" en temps réel ;
- Reynolds and Reynolds, pour le système d'information ;
- Google Inc. pour la gestion des traceurs et cookies.
c. Concernant les informations traitées pour le paiement des contraventions, à l'Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions ou à ses homologues étrangers en cas de contraventions commises à l'étranger ;
d. Concernant les informations traitées pour la gestion et la mise à jour de la liste des personnes présentant certains risques contractuels, à la branche loueurs du Conseil national des professions de l'automobile en vue de leur mutualisation entre les sociétés membres de cette Branche Loueurs.
SEPAMAT peut également communiquer vos données personnelles dans la mesure requise par la loi et/ou par les autorités compétentes.
Transferts en dehors de l'UE
Selon les hypothèses, certains destinataires précités pourront être situés dans les pays reconnus par la Commission Européenne comme apportant un niveau de protection des données personnelles adéquat ou dans des pays qui n’ont pas été reconnus par la Commission Européenne comme apportant un tel niveau de protection.
En toute hypothèse, SEPAMAT a mis en place des mesures de protection appropriées pour protéger vos données personnelles, conformément au Règlement général sur la protection des données.
IV. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
| Finalité | Durée de conservation |
| Création du compte | Pour la durée de la relation commerciale |
| Gestion des réservations et des contrats de location | Cependant, les informations servant à la preuve d'un droit ou d'un contrat de location, ou qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale, pourront faire l'objet d'une politique d'archivage intermédiaire pour une durée qui n'excédera pas les finalités de conservation |
| Fonctionnement du "tchat" | 3 ans à compter du dernier contact avec la personne |
| Prospection commerciale et marketing | Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale Pour les prospects : 3 ans à compter de la collecte des données personnelles ou à compter du dernier contact émanant du prospect |
| Gestion des contraventions | Pour la durée nécessaire à l'identification du conducteur responsable de la commission de l'infraction à l'origine de la contravention, qui ne peut excéder 45 jours à compter de la réception de la contravention. Cependant, les informations pertinentes peuvent être conservées pour une durée plus longue à compter de la réception de la contravention, dans le cadre d'une politique d'archivage intermédiaire. Les demandes de l'Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions portant sur des données personnelles sont supprimées une fois traitées |
| Gestion et mise à jour d'une liste de clients présentant certains risques contractuels, y compris : - les incidents de paiement ayant pour conséquence des procédures judiciaires ; - les accidents de la circulation ou des dommages répétés causés par un client Formule Longue Durée ; - les accidents ou dommages causés volontairement par un client Formule Longue Durée | 3 ans à compter de la réalisation de l'événement |
| Utilisation des véhicules Formule Longue Durée en violation des conditions générales de location de véhicules | 5 ans à compter de la réalisation de l'événement |
V. Quels droits pouvez-vous exercer concernant le traitement de vos données personnelles ?
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Un droit d'accès : le droit d'obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, d'accéder à ces données personnelles ;
- Un droit de rectification : le droit d’obtenir la rectification de données personnelles inexactes ou le droit d'obtenir que des données à caractère personnel incomplètes soient complétées ;
- Un droit d'effacement : le droit d'obtenir l'effacement de vos données personnelles dans certaines circonstances ;
- Un droit d'opposition : le droit de s'opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour certaines situations ;
- Un droit à la limitation : le droit de demander la limitation du traitement dans certains cas ;
- Un droit à la portabilité : le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fourni dans un format structuré , couramment lisible par machine, et de les communiquer à un tiers.
Vous pouvez exercer ces droits :
- par voie postale auprès de SEPAMAT - 310 route de Vannes - BP 90315 - 44703 ORVAULT cedex 03
- par email à destination du DPO : rgpd@sepamat.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
VI. Mise à jour de cette politique
Cette politique de protection des données personnelles a été publiée le 13/10/2020. En cas de modifications de cette politique, vous en serez informés sur cette page.
VII. Cookies
a. Politique de gestion des cookies
Un cookie est un petit fichier que le site internet que vous visitez enregistre sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone...), et dans lequel il stocke certaines informations.
Il permet principalement de mieux préparer votre accueil pour la prochaine visite du site et de personnaliser les pages que vous visualiserez. Seul le site web émetteur du cookie peut lire les informations qui y sont enregistrées.
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Le paramétrage de l'outil Google Analytics Universal sur notre site internet est restreint à sa fonction de mesure d'audience à 6 niveaux :
1/ Les données sur les utilisateurs et les événements sont conservées pour une période limitée de 14 mois au niveau de la propriété google Analytics. Toutefois, le RGPD exige une durée de conservation de 13 mois. Les cookies Google Analytics sont donc initialisés pour une durée de 13 mois en non glissants en amont de la console, et ce, dans Google tag Manager. Les cookies ne se réinitialisent donc pas à chaque visite.
2/ Les IPs sont anonymisées (dernier octet remplacé par 0) dans Google Tag Manager.
3/ Les données de remarketing, les fonctionnalités de création des rapports de publicité et les rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêts sont désactivées au niveau de la propriété Google Analytics. Seule l'association du compte Google Analytics est activée pour permettre d'identifier la performance de nos annonces payantes.
4/ Les paramètres de partage des données, notamment les "Produits et services Google" et "l'analyse comparative" sont désactivées au niveau du compte Google Analytics.
5/ La fonctionnalité "user ID" n'est pas activée au niveau de la propriété Google Analytics.
6/ Aucune donnée personnelle (email, nom, prénom, adresse, ville) n'est envoyée en clair dans la console Google Analytics car nous supprimons certains paramètres d'URLs au niveau des vues dans Google Analytics.
Le paramétrage de Google Analytics Universal est donc restreint pour respecter au maximum la vie privée des utilisateurs. Pour des raisons financières et techniques, en attendant d'opter pour une solution de mesure d'audience exemptée de consentement parmi celles listées par la CNIL, nous activons donc Google Analytics Universal au chargement de la première page vue car l'outil est restreint à sa seuls fonction de mesure d'audience.
b. Type de cookies
- Cookies d'analyse : ces cookies permettent d'analyser comment ses clients utilisent son site Internet afin d'améliorer sa qualité et votre navigation ;
- Cookies publicitaires : ces cookies sont utilisés pour mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires dans les médias.
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